Mengenal Microsoft Office Groove 2007

gambar inside Groove Share Workspace

gambar inside Groove Share Calendar

gambar inside Groove Share Forum

gambar inside Groove Share Folder

gambar inside Groove Share Messaging

gambar inside Groove Launch Bar

Daftar Isi Microsoft Groove 2007
Groove: Getting Started
-Apakah Groove itu?
-Keunggulan menggunakan Groove
-Membuat Groove Account
-Menggunakan Groove Account Pada Komputer Lain
Tatacara Penggunaan Standard Workspace:
-Membuat standard Workspace
-Mengirim dan menerima undangan workspace
-Merubah peran anggota dan akses workspace
-Merubah penampilan workspace
-Menambah files pada Files Tool
-Menambah tool pada Standard Workspace
Pengaturan Groove Contacts:
-Menambah kontak baru
-Menelusuri Identitas
-Menentukan preferensi Online Presence dan list direktori
-Mengirim kontak informasi ke orang lain
Pengaturan dan Pembagian Files:
-Menambahkan folder dan file ke Files Tool
-Mengirim link dokumen
-Membuka, mengedit dan menyimpan file ke Files Tool
-Merubah setting download folder
-Merubah setting akses Files Tool
-Merubah setting pesan alert folder dan file
-Membuat File sharing Workspace di Windows
-Membuat File Sharing Workspace dari Groove Launchbar
-Merubah peran dan akses serta setting properties di File sharing Workspace
Pengaturan Jadwal Perjanjian dan Pertemuan:
-Membuat perjanjian
-Membuat link perjanjian dan kalender
-Mengekspor impor perjanjian
-Membuat pertemuan
-Menentukan peserta meeting
-Membuat agenda dan catatan
-Membuat Action item
Pengaturan Catatan, Persoalan, dan Forum Diskusi:
-Menambah dan melihat Catatan
-Mencari kata di Catatan
-Mengekspor Catatan
-Mencatat Persoalan
-Merespon atas Persoalan
-Menyimak Persoalan
-Mencari kata pada Persoalan
-Mengisi topik Forum Diskusi
-Merespon dan melihat isi topik Forum Diskusi
-Mencari topik diskusi dan meresponnya
Pemeliharaan dan Pengamanan pada Groove:
-Menyimpan workspace ke template dan arsip
-Mem-backup Groove accoutn
-Memblokir tipe file yang berbahaya
-Mengatur Groove untuk scan virus
In Action!: Pengiriman File lewat Instant Messaging dan Sharing Workspace
-Mengirim file ukuran besar lewat Sharing Workspace
In Action!: Kolaborasi Antar Anggota Groove secara Real-Time
-Berkomunikasi lewat Groove Sync Folder
-Upload dan Update di File Sharing Workspace
-Pemberitahuan lewat Meeting Tool dan Calendar Tool
ANIMASI
Animasi Introduction Groove 2007
-Groove 2007 memungkinkan anda untuk Bekerja secara dinamis dan efektif
-Dengan adanya Groove 2007, pekerjaan anda sehari-hari dikantor terasa lebih mudah karena Groove 2007 mampu Menyatukan pengguna, alat dan informasi dalam berkolaborasi
-Di dalam Groove 2007 anda bisa menentukan sendiri cara Membangun tempat kerja bersama (workspace), penambahan alat dan informasi, dan mengundang team
-Tentunya salah satu keunggulan Groove 2007 adalah sinkronisiasi. Sinkronisasi menjaga team selalu up to date
-Di Groove 2007 anda bisa Berbagi, revisi dan publikasi konten, secara cepat dan mudah
Inti #1 – Kolaborasi
Pak Agung bekerja pada PT. Kola dan ia sebagai Produk Manager setiap saat berkomunikasi dengan team internalnya (Sales Managers dan Marketing Staff), serta dengan team external pakar hukum, agen periklanan, PR dan branding. Sebelumnya, Pak Agung mengalami kendala dalam memparalelkan pekerjaannya dengan anggota lainnya dimana team external kesulitan mengakses server team internal. Groove 2007 memudahkan Pak Agung dan rekannya dalam berkolaborasi baik yang berada di dalam maupun diluar dan mempercepat pemindahan dan pembagian informasi secara lebih efektif.
Inti #2 – Kapanpun Dimanapun
Groove 2007 membantu anda untuk tetap produktif dan meningkatkan performa pada team projects dengan memberikan kemudahan mengakses dan mengupdate Groove workspace kapanpun dan dimanapun baik itu dikantor, diperjalanan, dilokasi partner bisnis, maupun dirumah. Kapanpun anda melakukan perubahan pada kolaborasi workspace, hal yang telah diupate otomatis akan sinkron dengan rekan workspace lainnya sehingga rekan rekan anda dimanapun mereka berada akan melihat informasi terbaru yang telah anda berikan. Tidak ada lagi pembagian informasi sepihak oleh karena email tidak sampai tujuan dsb. Groove 2007 memastikan seluruh anggota workspace memiliki informasi terkini kapanpun dan dimanapun mereka membuka workspacenya.
Inti #3 – Pembuatan Konten Semakin Lancar
Sinkronisasi secara otomatis, integrasi pesan alert, dan alat komunikasi serbaguna membuat pengalaman dalam bertukar dokumen lebih menyenangkan serta memperluas pengetahuan akan feedback dari tiap anggota team. Pesan alert menyimpan info penting tentang pembaharuan yang terjadi disetiap kegiatan dalam workspace sehingga rekan dan anggota team tetap bisa berkomunikasi secara lancar dalam membahas hal yang penting yang saling berhubungan.
Groove: Getting Started
1. Membuat Groove Account / Log On dan Log Off Groove / Menggunakan Groove Account pada PC lain
A. Setelah anda menginstal Groove 2007, anda perlu membuat Groove account sebelum memulai menggunakannya. Bukalah aplikasi Groove, klik Start pilih All Programs pilih Microsoft Office dan klik Microsoft Office Groove 2007. Pertama kali yang muncul dialog box Account Configuration Wizard. Disini pilih Create a new Groove account dan klik Next. Di dialog box berikutnya klik I don’t have a Groove Account Configuration Code dan klik Next. Pada dialog box berikutnya isilah profil untuk account anda. Contohnya saya isi profil pribadi saya. Centangkan Remember Password dan Enable password reset jika perlu lalu klik Next. Dialog box berikutnya anda pilih All Contact Information agar profil anda dipublikasikan pada Public Groove Directory. Untuk sementara ini kita tidak perlu melihat video Getting Started di website maka klik No. Inilah tampilan Groove taskbar, perhatikan terdapat Workspace dan Contacts tab. Pada workspace adalah bagian dimana anda akan saling bertukar file folder dan kerjaan lainnya dalam berkolaborasi dengan anggota team anda. Bagian Active menunjukkan hal-hal yang sedang aktif seperti tugas dsb, sedangkan yang Unread adalah update yang dibuat dari rekan atau anggota team anda yang belum anda buka, dan yang terakhir Read adalah hal-hal yang sudah anda buka.
Cara untuk keluar dari Groove klik File menu dan klik Exit untuk konfirmasi klik Yes.
B. Cara log in dan log off pada Groove tidak susah. Berikutnya saya perlihatkan cara login dan log out pada Groove. Klik Start pilih All Programs pilih Microsoft Office dan klik Microsoft Groove 2007. Pilih account anda dan ketik passwordnya lalu klik Select. Untuk Log Off klik File menu dan pilih Log Off Account.
C. Anda bisa mengerjakan sisa pekerjaan kantor anda dimanapun anda berada baik itu di airport di rumah ataupun di warnet. Misalnya anda ingin melanjutkan pekerjaan kantor di rumah atau warnet namun seluruh file serta setting dan pekerjaan yang anda lakukan semuanya tersimpan di kantor, tentunya jika anda login pada komputer lain semua pekerjaan file yang anda buat dikantor tidak ada. Jangan khawatir, Groove 2007 mampu mengekspor seluruh informasi dan setting account anda kemanapun anda pergi.
Groove memungkinkan sinkronisasi file dan folder secara online. Cukup dengan menginstal Groove dan login ke account anda, seluruh pekerjaan yang anda tinggalkan tersimpan komplit pada account itu. Berikut saya tunjukkan cara mengimport account ke komputer lain. Pertama login ke account anda dan klik Select. Di Groove launchbar pilih File menu dan klik Use Account on Another Computer. Instruksi muncul memberitahukan tahap yang harus dijalani untuk menggunakan account anda pada komputer lain. Perhatikan file formatnya .grv dan klik OK untuk menyelesaikan proces ekportnya. Kemudian masukan Flash Disk anda ke komputer, klik tombol kanan mouse dan piilh Send To dan klik Removable Drive untuk mengcopy file account anda ke USB FLash Disk. Login di komputer lain dan pastikan komputer itu sudah terinstal Groove 2007. Copy paste file account anda ke komputer dan dobel klik file tersebut maka otomatis dialog box Welcome to Groove muncul. Pilih Login dan isikan password. Otomatis seluruh share folder, kontak list dan pekerjaan anda lainnya sekarang berada pada komputer itu.
Tatacara Penggunaan Standard Workspace
2. Membuat workspace / Mengirim dan menerima undangan / Mengubah peran anggota dan akses workspace / Mengubah penampilan workspace / Menambah file pada Files Tool / Menambah Tool pada Standard Workspace
A. Pertama kali anda login ke Groove Account muncul tab Workspaces. Workspace adalah tempat areal pekerjaan anda dalam berkolaborasi dengan rekan / anggota team. Tempat workspace dishare dengan anggota team yang sudah anda invite sebelumnya. Terdapat 3 bagian pada Workspace: Active berarti anda atau anggota team anda sedang mengerjakan sesuatu baik itu mengkoreksi dokumen, melakukan perubahan pada gambar atau lainnya. Intinya Active menunjukkan perubahan sedang dilakukan. Unread adalah perubahan-perubahan yang belum anda lihat jadi perlu anda simak. Terdapat tanda bintang merah pada tiap folder dan file yang belum anda baca / lihat. Bagian Read adalah perubahan yang sudah anda simak. Dibawah launchbar Workspace terdapat Common Tasks tab yang bisa anda atur penampilan workspace anda dari View By kategori, penentuan indikasi alarm, maupun pengiriman kontak list lewat email. Kini saya tunjukkan cara membuat workspace. Klik New Workspace dan berikan nama workspacenya contohnya My Second Workspace atau Workspace Utama lalu tentukan tipe workspacenya apakah Standar yaitu workspace yang berisikan files tool dan diskusi board dan hal lainnya, atau pilih File Sharing yaitu workspace untuk saling membagi isi konten file, atau piilh Template dan tentukan workspace sendiri. Sebagai contoh saya pilih yang Standar. Tampil didepan anda workspace baru. Disebelah kanan workspace adalah untuk kontak rekan / anggota team, dibagian bawah adalah menu tab yang berisikan files tools, diskusi, catatan, agenda, kalendar, dan masih banyak lagi. Anda sebenarnya tidak perlu membuat workspace dari awal, anda bisa menggunakan workspace yang sudah ada misalnya workspace dari rekan anda. Sebagai contoh saya gunakan workspace WideWorldImports.gsa, saya klik File menu dan pilih Workspace From dan klik Template. isi pada workspace ini antara lain Schedule, Budgets, Product_Specification, Marketing_Plan, graphics_Logos, Packaging, dan Launch_Events. Tiap folder ini memiliki file dokumen dan spread sheet untuk disharing kepada rekan saya dimana saya dan rekan saling bertukar informasi dan saling mengkoreksi dokumentasi. Anda tidak harus menggunakan file dan folder yang persis saya contohkan disini. Anda bisa saja menggunakan folder file lainnya yang ingin anda share.
B. Nah setelah membuat workspace baru, kita harus undang rekan lainnya untuk bergabung dalam team kolaborasi ini. Caranya klik Options menu dan klik Invite to Workspace. Pada dialog box Send Invitation klik Add More… dan ketik nama rekan / anggota team anda. Disini saya ketik robby. Untuk memastikan namanya benar saya klik Search For User… dan memang robby nama yang sebenarnya lalu klik Add dan klik OK. Kembali pada dialog box Send Invitation untuk pesannya saya tulis Ayo gabung di workspaceku! dan klik Invite dan klik OK. Perhatikan sinyal alert dibawah layar bahwa undangan yang baru saja dibuat sedang dikirim dan menunggu konfirmasi dari robby. Ia menunjukkan undangan sedang dibuka dan kemudian undangan anda diterima. Setelah robby konfirmasi, otomatis Groove mengekspor workspace yang telah saya buat ke komputernya robby, praktis bukan? Anda bisa mengundang rekan lainnya untuk bergabung dalam workspace anda sebanyak mungkin.
C. Setelah itu, anda harus tentukan tiap anggota pada perannya masing masing. Klik menu Options dan pilih Set Roles. Saya berikan robby wewenang sebagai manager sehingga ia punya full akses pada workspace ini. Pilih anggota yang ingin dirubah contohnya disini saya pilih robby dan klik Change Role. Saya pilih perannya sebagai Manager lalu klik OK dan OK lagi. Kembali pada dialog Set Roles dan pilih tab Permissions. Disini peran ditentukan berdasarkan kemampuannya dalam mengakses data folder file dsb. Peran manager memiliki semua akses. Saya tentukan Guest untuk bisa mengundang. Demikian sudah dengan penentuan peran untuk anggota team kolaborasi.
D. Untuk selanjutknya saya ingin tunjukkan anda cara menambah penampilan workspace. Klik View menu piilh Show/Hide dan klik Workspace List. Disebelah kiri anda tampil Workspace Launchbar yang muncul pada pertama kali anda login ke Groove dan tentunya anda bisa mengaturnya sesuai selera anda misalnya disusun berdasarkan Last Unread Time yaitu menonjolkan perubahan yang belum anda buka berdasarkan waktu. Anda lihat disini bahwa Workspace memiliki begitu banyak perubahan yang belum saya buka. Anda juga bisa tambahkan tombol Back dan Forward pada menu workspace seperti ini. Jika anda ingin lebih mengontrol workspace anda klik Options menu dan pilih Workspace Manager. Dengan leluasa anda bisa menginspeksi satu per satu perubahan yang terjadi pada workspace anda seperti yang perlu anda perhatikan disini adalah wideWorldImport dan Workspace Utama. Banyak hal yang bisa dirubah setting penampilan workspace ini saya anjurkan anda untuk memainkannya agar lebih mendekati selera anda.
E. Berikutnya saya ingin tunjukkan cara menambahkan file pada folder yang sudah ada di workspace ini. Contohnya pada folder Marketing_Plan saya tambahkan file Marketing_Plan_DRAFT.docx Mulai dari sekarang apapun dan siapapun yang melakukan perubahan pada file ini otomatis tersinkonisasi pada tiap anggota team yang berada pada workspace yang sama sehingga menghindari kesalahan dalam pengoreksian maupun dalam merevisi cara lainnya.
F. Anda juga bisa menambahkan tool lainnya seperti yang tertampil pada More Tools jadi kolaborasi anda dengan rekan tidak hanya sebatas sharing file tetapi juga dalam pemberitahuan lewat Notes ataupun dalam mengingatkan satu sama lain dengan kalendar ataupun membagi informasi pada meeting yang tidak dihadiri oleh beberapa rekan dan masih banyak lagi.
Demikian pada demonstrasi tutorial ini anda sudah mengetahui cara membuat workspace yang baru serta mengundang rekan lainnya untuk bergabung dalam team kolaborasi yang telah disediakan sampai cara menambahkan folder file yang akan dikerjakan bersama maupun merubah penampilan pada workspace.
Pengaturan Groove Contacts
3. Menambah kontak baru / Menulusuri identitas / Online preferensi dan list direktori / Mengirim kontak info ke orang lain
A. Ada baiknya untuk selalu menjaga kontak anda dalam keadaan aman dan teratur jika suatu saat anda harus berkolaborasi dengan berbagai kalangan baik rekan sekantor maupun di divisi lain. Disini saya perlihatkan cara mengatur kontak list pada Groove. Pertama login ke groove jika belom, kemudian klik tab Contacts. Sama seperti tab Workspace, Contacts memiliki kategori Active, Online, dan Offline. Untuk menambahkan kontak, klik Add Contact. Sebagai contoh, saya ingin mencari nama robby lalu saya klik Find dan tampil hasilnya.
B. Seringkali dua orang atau lebih memiliki nama yang sama dan oleh karena itu perlu diverifikasi kebenaran nama orang ini. Pilih namanya dan klik Properties dan tampillah nama robby serta email addressnya. Untuk lebih memastikan kebenaran orang ini bahwa ia adalah robby yang saya maksudkan yaitu robby di bagian animasi maka saya klik More dan Verify Identity. Dialog box Verify Identity menampilkan siapa robby ini. Disini dikatakan bahwa sebelumnya saya dan robby sudah saling share workspace yaitu untuk My Workspace, print screens utk animasi, dan WideWorldImporters. Dibawahnya pun menjelaskan jumlah pesan yang telah dikirim/diterima dengan robby. Jika kurang yakin apakah ini orangnya, klik Check fingerprint dan ini instruksi untuk memrintahkan robby agar memberitahukan fingerprintnya dan jika sesuai dengan apa yang tampil di layar ini maka yakinlah ini robby yang asli. Sementara saya skip tahap verifikasi ulang ini. Mari kita telusuri isi properties robby, klik tab alert dan misalkan saya ingin pesan-pesan muncul bilamana robby online maka saya set ke High dan bila ingin menambahkan nada deringnya cukup mensetting bagian bawah. Tab workspaces adalah workspace yang saya gunakan bersama robby. Anda lihat bahwa print screens utk animasi ditandai dengan bintang merah dan tanda seru hijau yang berarti robby sedang mengupdate bagian folder tersebut. Di tab messages memperlihatkan sejarah percakapan selama ini dengan robby termasuk rekaman suara yang diterima/dikirim robby. Demikian verifikasi kontak robby, sekarang rasanya sudah yakin 100% bahwa robby ini asli robby bagian animasi dan selanjutnya saya add dia ke kontak list. Berhubungan dengan verifikasi tadi, saya juga memilikinya dan patut digunakan bilamana robby juga ingin konfirmasi dari saya bahwa saya adalah rekannya. Pilih Options menu dan klik Preferences, lalu klik tab Security. Dibawah Digital Fingerprint adalah nomer verfikiasi keaslian, kirim nomer tersebut jika robby meminta konfirmasi.
Misalkan ditempat kerja ada nama orang yang sama namun perannya berbeda dan orang itu pun memiliki nama panggilan berbeda, anda bisa gunakan nama panggilan ini sebagai identitas keaslian orang tersebut. Caranya klik tombol kanan mouse pada nama yang ingin diberikan nama panggilan. Sebagai contoh saya pilih robby lalu saya pilih Verify Identity. Saya klik Verify dan disini saya biarkan nama robby (b 2x) seperti aslinya. Nah sekarang saya ingin menunjukkan bagaimana cara memperbaiki jika nama panggilan maupun nama alias bertentangan dengan orang aslinya. Saya pilih robby dan saya berikan alias nama saya disini. Otomatis ia berubah menjadi merah yang menandakan konflik. Untuk memperbaikinya klik tombol kanan mouse dan pilih Resolve Name Conflict. Tampil nama Arkka Pradipta pada 2 email yang berbeda. Tentunya yang milik saya adalah arkka@bamboomedia.net maka saya perbaiki yang salahnya, pilih nama yang salah lalu klik Alias Contact dan rubah kembali ke nama alias nya yang sebenarnya. Jika semua sudah benar maka yang tadinya berwarna merah berubah menjadi hijau.
C. Berikutnya kita coba set agar profil dan alamat email tidak disebarluaskan pada semua pengguna Groove. Klik Options menu lalu Preferences dan pada tab Options hilangkan centang Everyone dan All workspace members pada bagian Presence Settings lalu klik OK. Agar mengkonfirmasi perubaah yang baru anda perlu log off dan log in kembali. Klik Options menu dan pilih Preferences lalu pada tab Identities pada bagian List me in: ubah All Contact Information menjadi Name Only dan untuk local network direktori dipilih No Listing. Pesan dibawah mengindikasikan bahwa perubahaan sedang di proses dan berhasil tersimpan.
D. Jika suatu saat ada yang meminta kontak list anda yang lengkap, ada baiknya untuk menyimpannya dalam bentuk file. Caranya klik Options menu dan pilih Preferences lalu klik Save this Contact as File. Berikan nama dan lokasi untuk menyimpannya dan klik Save. Sebagai contoh saya biarkan Arkka Pradipta.vcg. Saya buka lokasi file tersebut lalu saya tambahkan ke Groove untuk perumpamaan, tentunya kontak orang lain yang akan saya tambahkan tetapi agar lebih jelas dan mudah dimengerti saya lakukan pada kontak sendiri. Kontak yang barusan saya tambahkan ingin saya bagikan ke robby. Agar lebih yakin kontak yang dikirim tidak salah saya klik tombol kanan mouse pada nama kontak yang ingin dibagikan lalu pilih Properties. Jika sudah pasti, dobel klik nama robby dan berikan pesan bahwa ingin mengirim kontak yang diminta. Klik File dan tambahkan Arkka Pradipta.vcg lalu kirim.
Demikian demonstrasi tutorial ini anda telah mempelajari cara mencari nama rekan / anggota team yang ingin dijadikan satu kolaborasi team lewat fitur Search. Kemudian anda tahu cara mengetahui keaslian kontak tersebut agar tidak salah menambahkanya pada kontak list anda. Anda pun telah mempelajari penyelesaian konflik nama kontak dimana sering terjadi disuatu perusahaan yang memiliki anggota nama yang sama namun peran yang berbeda. Dan yang terakhir anda mempelajari cara menyimpan kontak list anda ke dalam bentuk file serta mengirimnya pada rekan anda lewat instant messaging.
Pengaturan dan Pembagian Files
4. Menambah folder dan file ke Files Tool / Mengirim link dokumen / Membuka, mengedit dan menyimpan file ke Files Tool / Merubah setting download folder / Merubah setting akses Files Tool / Merubah setting pesan alert folder dan file
A. Jika anda menghadapi banyak revisi dan update pada tugas anda sehari hari di kantor, tentunya Groove 2007 akan banyak membantu. Apalagi anda harus berhadapan dengan begitu banyak dokumen, spreadsheet, presentasi, dan gambar. Kemungkinan besar juga anda akan diminta untuk memberikan file terkini dan juga diberikan pekerjaan tambahan yang perlu diperbaiki dsb. Sementara anda sibuk membicarakan dengan rekan atas perubahan yang perlu dilakukan maupun memberikan laporan kepada atasan atas perubahan yang dibuat oleh anda dan anggota team anda, Groove secara otomatis mengsinkron keseluruhan pekerjaan anda yang telah tersimpan pada Groove account anda dan rekannya. Groove juga menghindari terjadinya pengcopian file yang berlebihan sehingga anda tidak lagi merasa tersesat untuk mencari file yang terkini. Dengan fitur pengaturan peran serta pengaksesannya, anda bisa memberikan ruang kepada mereka yang hanya boleh mengkoreksi pekerjaan anda dan yang lainnya hanya sebatas melihat atau menggunakannya saja tanpa ruang untuk melakukan perubahan. Disinilah keunggulan Groove Share Files dimana anda tidak perlu pusing lagi kepada siapa file terkini harus dikirim dan siapa saja yang boleh mengkoreksinya/merubahnya dan tentunya saling menjaga keaslian dokumen tanpa menghilangkannya oleh karena berbagai macam perubahan yang telah terjadi.
Pada demonstrasi tutorial ini, anda akan mempelajari cara pengaturan dan pembagian files di Groove. Pertama anda akan belajar bagaimana cara mengerjakan file dengan Files tool. Anda juga akan belajar cara membuat folder dan menambahkan files padanya lewat files tool, bagaimana cara mensetting download fitur, serta bagaimana cara bekerja dengan files yang telah diupdate, dan juga bagaimana cara menentukan file permission dan pesan alert. Anda juga akan belajar cara membuat file sharing workspace, dimana lebih dari satu anggota bisa saling membagi hasil pekerjaannya.
Pertama bukalah Groove dan login dengan account anda kemudian dobel klik pada WorldWideImporters yang sudah dibuat pada demonstrasi tutorial sebelumnya. Di Workspace area pilih tab Files dan highlight Files Root Folder. Klik File menu dan pilih Folder, berikan nama foldernya Sales_Forecasts (Ramalan Sales) lalu tambahkan file pada folder tersebut dengan mengklik Add Files dan sebagai contoh saya tambahkan file Quarter1_Forecasts.xlsx.
B. Perhatikan bahwa dari awal saya dan robby sudah terdaftar untuk workspace ini sehingga apa pun yang saya lakukan dalam hal ini saya telah menambahkan folder dan file otomatis di layar robby muncul pesan singkat bahwa ada perubahaan baru pada workspace ini. Namun ada baiknya juga untuk memberitahukannya secara langsung dengan cara Copy As Link lalu saya paste link ini di instant messaging yang ditujukan kepada robby. Perlu diingat bahwa ini tidak sama dengan mengirimkan attachment yang memerlukan waktu untuk upload dan download file. Sebagai contoh saja saya kirim link tersebut ke saya sendiri agar anda yang tidak memiliki koneksi internet ataupun kontak dengan orang lain bisa melakukan demo ini.
C. Karena saya telah menambahkan satu file ini, mari kita lihat apa yang terjadi bila saya rubah isinya. Sekedar contoh saya buka excel sheet ini kemudian saya isikan nama saya dan tanggal lalu saya save. Nah disini muncul dialog box yang ingin memastikan bahwa penyimpanan bertujuan untuk diupdate balik kepada workspace. Saya pilih Yes agar perubahaan otomatis tersinkron agar rekan lainnya bisa melihat/menilai.
D. Folder yang anda share bisa diset otomatis untuk mendownload hal yang baru di update, atau diset agar mendownload saja sebatas update tertentu, atau mendownload secara manual. Pilih Sales_Forecasts lalu klik File menu dan pilih Folder Download Settings. Sebagai contoh saya pilih Limited Automatic Download dimana otomatis ia akan mendownload file yang sizenya tidak lebih dari 1MB.
E. Setiap folder dan file yang dishare tentunya memiliki akses dan keterbatasannya dan disini anda bisa menentukan peran apa yang bisa melakukan apa saja pada folder dan file yang ditentukan. Pertama kita tentukan untuk Files toolnya. Piilh File menu dan klik Properties lalu klik Tool. Klik tab Permission dan modifikasi Guest agar bisa menambah file dan subfolder serta memodifikasi file miliknya. Untuk setting folder, misalnya Budgets, klik tombol kanan mouse dan pilih Properties dan pilih Permission tab. Untuk Participant (pemirsa) saya tidak berikan akses untuk mengubah file baik file milik umum maupun miliknya.
F. Berikutnya saya ingin tentukan jenis level pesan alert yang muncul pada icon Groove yang berada di Windows Taskbar. Klik File menu dan pilih Properties dan Tools. Di Alerts tab naikkan settingnya menjadi Medium. Anda bisa set pesan alert yang berbeda untuk tiap folder, contohnya pada folder Marketing_Plan saya berikan level High. File individu pun bisa diset level pesan alertnya. Pilih Sales_Forecasts dan klik File menu lalu ke Properties dan Files. Pada tab Alert pilih level High.
Demikian demonstrasi tutorial ini anda telah mempelajari cara menambahkan folder fan file pada Files tool, mengerjakan files di Files Tool, melakukan perubahan pada file di Files Tool, menentukan setting download buat folder, menentukan level akses di Files Tool, dan menentukan pesan alert untuk folder dan file.
Pengaturan dan Pembagian Files
5. Membuat File Sharing Workspace di Windows / Membuat File Sharing Workspace dari Groove Launchbar / Merubah peran dan akses serta setting properties di File Sharing Workspace
A. Ada beberapa faktor yang anda harus perhatikan dalam membuat share folder untuk workspace. Gunakan File sharing Workspace untuk menangani beberapa jumlah file dan relative memiliki size kecil, jika tidak anda akan mengalami kemunduran performa pada PC anda. Tiga hal yang harus diperhatikan: – hindari penambahkan file yang sizenya melebihi 50 MB – hindari penambahkan 100 file secara bersamaan – hindari penambahan lebih dari 500 file di file sharing workspace.
Ketiga hal tersebut adalah menurut rekomendasi Microsoft dan berdasarkan pada minimum system requirements untuk Groove. Namun Jika PC system anda melebihi minimum system requirements maka kemungkinan performa PC anda tidak akan berkurang walaupun anda melakukan hal hal yang melampaui batas minimum yang dimaksud tadi.
Yang jelas Groove tidak bisa mengsinkron file yang lebih besar dari 1GB dan Groove ototmatis berhenti mengsinkron disaat mencapai lebih dari 5,000 files atau pada saat keseluruhan total file size mencapai lebih dari 2GB.
Groove juga tidak akan melakukan sharing pada folder/file yang berada pada removable media seperti CD atau floppy disk, pada folder yang berada di network drive, pada foler didalam Groove data directory, pada folder dimana write permission di block, pada folder yang sudah disinkron sebelumnya, dan nama file yang bermula dengan karakter tilde dan file manapun yang memiliki ekstensi .gfs .tmp .bak .sav atau .lnk dan juga file yang di hide, file di system folder, file di temporary folder, ataupun file dalam bentuk offline tidak akan bisa di share.
Pada demonstrasi tutorial kali ini saya perlihatkan cara membuat File Sharing Workspace di Windows dan dari Groove Launchbar, kemudian saya set peran aksesnya dan terakhir konfigurasi properties pada file sharing workspacenya.
Tentukan folder yang ingin dijadikan file sharing workspace, sebagai contoh saya pilih Groove 2007 SBS folder lalu klik tombol kanan mouse dan pilih Groove Folder Synchronization dan Start Synchronizing dan klik Yes. Tunggu hingga sinkronisasi selesai, cepat lamanya tergantung besar kecilnya size isi folder yang anda jadikan file sharing itu. Nah sekarang folder Groove 2007 SBS sudah menjadi bagian Groove File Sharing dan ini bisa dilihat dari panel bagian atas tombol Folder Sync dan sebelah kiri anda terdapat pilihan tambahan seperti Edit download settings, Invite someone, Invite my other computers, Mark this folde read, Chat, Set alerts for this folder dsb. Jadi tiap folder Groove sudah memiliki attribute untuk peran akses yaitu Permission dan pesan alert. Jika anda perhatikan di Permission tab hal ini sama dengan pengaturan pesan akses yang telah kita lalui di demo sebelumnya. Sebagai contoh saya ubah sedikit konfigurasi Permission untuk folder Groove 2007 SBS ini. Untuk Participant saya hilangkan Modify files dan untuk Guest saya centangkan Add files/subfolders, Modify own files, dan Delete own files/subfolders. Untuk settingan yang lebih lengkapnya bisa dilihat di bagian Show properties for Groove 2007 SBS sepert ini. Pada General tab pilih Download automatically onto all my computers sehingga perubahan baik tambahan maupun koreksi di folder Groove 2007 SBS ini otomatis akan di update dengan sendirinya. Untuk Alert anda bisa tentukan sinyal suara yang keluar untuk menarik perhatian anda. Di Roles memperlihatkan siapa saja yang berwenang atas folder ini. Di Permission kali ini beda dengan permission sebelumnya. Disini permission untuk mengundang yang lainnya dalam bergabung ke file sharing workspace ini. Di Folder Info menjelaskan Sinkronisasi seperti tipe file format apa saja yang tidak disinkron dan file format mana yang diblok otomatis olehnya karena berpotensi membahayakan serta status proses sinkronisasi. Di Status bilamana ada kesalahan teknis pada saat sinkron disini akan diperlihatkan sebabnya.
B. Berikutnya saya perlihatkan cara membuat file sharing workspace dari Groove Launchbar, pertama pada Launchbar klik New Workspace dan berikan nama workspace anda, sebagai contoh saya berikan Files_For_Review dan pilih File Sharing dan klik OK. Dialog box muncul memberikan opsi dimana Files_For_Review ingin ditempatkan, saya pilih yang kedua agar saya bisa tentukan sendiri lokasi penempatannya. Nah sekarang sudah terbuat dan nampak fitur sharing foldernya. Sama seperti di demo sebelumnya untuk bagian Properties memperlihatkan pengaturan-pengaturan sharing akses dan sinkronisasinya. Katakanlah sekarang saya ingin merubah setting download pada folder Groove 2007 SBS, saya klik foldernya dari launchbar dan saya pilih Edit this folder’s download settings. Ingat bahwa Groove 2007 SBS memiliki beberapa subfolder lainnya jadi jika saya pilih Manual Download otomatis akan ditanya apakah perubahan tersebut hanya berlaku pada folder utama atau keseluruhan subfoldernya juga, saya pilih keseluruhan dan klik OK. Pilihan ini mengharuskan setiap anggota team yang menggunakan folder Groove 2007 SBS dimana sinkronisasi atau mengupdate perubahan dilakukan satu per satu. Cara ini tentunya bermaksud lain dari cara sinkronisasi originalnya yang biasanya dilakukan secara otomatis. Karena folder utama bersifat manual sinkron maka perlu saya buat perubahan pada satu file saja yang harus disinkron tiap saat perubahan terjadi padanya. Saya rubah properties untuk DescriptionOfWork saja agar file ini terus diupate walaupun folder utamanya bersifat manual dan saya ingin agar pesan alert memperingati saya bilamana perubahan terjadi untuk file satu ini.
Demikian demonstrasi tutorial ini anda telah mempelajari cara membuat file sharing workspace baik dari groove launchbar maupun dari windows dimana fitur-fitur sharing terdapat padanya, serta mengetahui cara pengaturan peran akses dan sifat sinkronisasinya.
Pengaturan Jadwal Perjanjian dan Pertemuan
6. Membuat perjanjian / Membuat link perjanjian dan calendar / Mengekspor impor perjanjian
A. Diantara berbagai macam tugas penting di kantor seperti memanage team project dan berpartisipasi di dalam grup adalah mengatur jadwal, memantau perkembangan, serta memanfaatkan seefisien mungkin hasil sebuah meeting. Groove 2007 memungkinkan semua ini terkendali lewat Calendar tool dan Meeting tool nya. Dengan Calendar tool anda bisa memantau perkembangan, jadwal pertemuan / meeting, bahkan menentukan tanggal deadline untuk suatu tugas atau project. Groove 2007 memberikan leluasa untuk membuat Calendar tool lebih dari satu jenis sehingga anda bisa menentukan sendiri tipe Calendar untuk divisi mana saja sesuai kebutuhan bisnis. Misalkan anda bisa menambahkan calendar event dan calendar project. Bukan hanya itu saja, anda bisa mengekspor semua isi jadwal calendar untuk membaginya ke rekan-rekan anda agar semua berkolaborasi dengan sempurna dan tepat waktu.
Di dalam situasi meeting pun tidak kalah pentingnya, dimana sering terjadi kesalahpahaman tentang pembahasan agenda antara anggota yang hadir dengan yang tidak hadir, bahkan tidak jarang sering lupa apa yang telah dibicarakan selama meeting tersebut. Groove 2007 Meeting tool membantu anda dalam menyusun rapi rencana awal dan hasil meeting dalam pengertian memudahkan pencatatan, pembagian informasi / pemberitahuan, penentuan tugas serta yang ditugaskan, pemantauan perkembangan proses pencapaian target sesuai permintaan di dalam meeting.
Mari kita mulai, pertama buka workspace WideWorldImporters di Groove Launchbar dan pilih tab Calendar. Klik New Appointment dan berikan subject Packaging review yang dimulai tanggal 7 Januari 2009 dari jam 10 pagi sampai jam 12 siang. Bagian detailsnya saya tulis sebagai berikut. Setelah klik OK anda bisa lihat perubahan yang terjadi di Calendar. Apabila anda membuat calendar murni dari awal kemungkinan beragam perubahan seperti ini tidak tampak. Di Calendar anda bisa melihat lebih perinci kejadian dan event serta memo yang ditetapkan pada tanggal tertentu dengan cara mengklik View dan pilih Go To Date. Ganti tanggalnya ke 8 April 2010 dan perlihatkan berdasarkan Day lalu klik OK. Ketahuilah bahwa sebelumnya saya tidak ada mengisikan informasi Event Scheduling yang anda lihat sekarang. Ini otomatis terbentuk setelah membuat agenda meeting untuk Packaging Review sebelumnya. Dibagian atas kanan pilih dari Day menjadi Week dan tampillah informasi jadwal acara dan meeting untuk minggu pertama bulan April tahun 2010. Anda bisa menampilkannya menurut Business Week dengan cara memilih View menu dan klik Business Week. Perbedaan dengan penampilan Day dan Business Week adalah dimana Day berawal dengan hari Minggu sedangkan Business Week menampilkan hari Senin. Klik panah kanan kiri tepat sebelahnya title tanggal maka anda dibawa ke minggu sebelum dan sesudahnya. Coba gunakan Go To Date lagi dan rubah ke tanggal 7 Januari 2009 maka tampil isi acara meeting Packaing Review yang baru dibuat tadi.
B. Misalkan saya ingin memberitahukan informasi ini kepada rekan dan caranya bisa beragam. Salah satu caranya saya Copy Appointment as Link ini lalu saya paste ke Notes. Adapun cara lain yang lebih cepat dan direct adalah memberikan link pada instant messaging seperti ini: klik Edit menu dan pilih Copy Tool as Link, ini akan mengkopy keseluruhan calendar. Lalu di Options menu pilih Send Message, dibagian To sebagai contoh saja saya pilih diri saya sendiri lalu saya paste linknya di Message dan klik Send. Saya buka pesan alertnya lalu link Calendar di klik tapi sebelumnya semua window di tutup. Nah begitulah caranya jika rekan lainnya mendapat link message dari saya maka mereka pun akan melihat calendar yang sama anda lihat sekarang ini.
C. Andaikata anda perlu lebih dari satu jenis calendar maka klik tombol Tools dan pilih More Tools. Centangkan Calendar maka anda mendapatkan Calendar yang baru. Kini ada 2 calendar dan sekarang saya namakan satu calendar untuk Planning yang satu lagi untuk Project. Klik tombol kanan mouse dan pilih Rename untuk merubah nama Calendarnya. Tentunya anda ingin buat Planning Calendar mencakup keseluruhan kegiatan kantor termasuk Project maka eksportlah Project Calendar ke Planning Calendar dengan cara pertama pilih Project Calendar dan pergi ke File menu lalu klik Export dan All Appointments. Tentukan nama dan lokasi penyimpanannya. Sekarang pilih Planing Calendar dan pergi ke File menu, pilih Import dan ambil file Calendar.xml. Klik View menu dan Go To Date di tanggal rubah ke 7 January 2009 dan perlihatkan untuk Month. Lihatlah semua acara event dan meeting yang ada di Project Calendar sudah tertampil di Planning Calendar. Jika anda mau, calendar ini bisa diberikan akses terbatas sehingga tidak sembarangan orang mengubah pekerjaan keras anda dalam menyusun rencana jadwal ini. Caranya pergi ke File menu allu pilih Properties dan Tool, dibagian Permission tab tentukan untuk Participant agar ia tidak bisa menghapus jadwal rencana apapun dan untuk Guest hanya bias mengedit jadwalnya sendiri maupun menghapusnya.
Demikian demonstrasi tutorial ini anda telah mempelajari cara membuat jadwal pertemuan, membuat link ke jadwal dan calendar, mengekspor dan import sebagian dan keseluruhan isi jadwal calendar sampai pada penentuan akses perubahan untuk calendar ini.
Pengaturan Jadwal Perjanjian dan Pertemuan
7. Membuat pertemuan / Menentukan peserta meeting / Membuat agenda dan catatan / Membuat Action item
D. Meeting tool memberikan fitur tambahan yang memmungkinkan anda untuk membuat dan mengatur perincian meeting (pertemuan) serta hasil dari meeting itu sendiri.
Pertama buka workspace WideWorldImporters dan pilih Meeting tool. Untuk membuat meeting klik New Meeting. Sebagai contoh, subjectnya bertema Marketing plan final review yang dimulai tanggal 30 Januari 2009 dari jam 1 sampai jam 3 siang yang berlokasi di Conference room 1309. Klik tombol Attachment dan Add. Saya akan attach file MarketingPlan.docx untuk meeting ini dan saya berikan arahan untuk meeting ini. Meeting yang baru dibuat terlihat disebelah kiri anda.
E. Untuk selanjutnya anda bisa isi siapa saja yang harus hadir dalam pertemuan ini pada bagian Attendes, Umpamanya saya ingin robby hadir disini. Saya sebagai Chairperson (ketua) dan yang akan mengambil catatan adalah robby. Jika sudah selesai klik Save and Close.
F. Sekarang buatlah agenda baru, klik Agenda tab dan New Topic. Isikan subject Review target audience, Arkka Pradipta sebagai presenternya yang berlangsung selama 30 menit. Isi topiknya membahas perihal target audience dan grup lainnya yang belum disertakan ke dalam Marketing plan. Untuk Minute ini adalah catatan pada saat meeting berlangsung dimana segala komentar, diskusi dan keputusan yang diambil dicatat disini. Robby yang bertugas melakukan ini dan saya masukkan agenda target audience ke dalamnya lalu di Save and Close.
G. Yang terakhir Action adalah hasil persetujuan yang diambil setelah meeting selesai yang perlu dipantau perkembangannya. Misalkan semuanya setuju apa yang akan dlaksanakan dan tentunya harus diukur prosesnya sejauh mana mencapai target. Jika tidak demikian maka sia sia saja menghadiri meeting yang tidak membuahkan hasil. Sebagai contoh subject action yang akan diambil adalah Draft press release yang dijadwalkan tanggal 1 December 2008 sebagai Prioritas Penting dan statusnya belum dimulai.
Demikianlah demonstrasi tutorial ini anda telah mempelajari cara membuat meeting serinci mungkin dengan menggunakan Meeting Tool dan pastikan jika rekan anda sudah memiliki workspace yang sama maka dikomputernya akan muncul tanda Unread pada bagian Meetingnya yang menandakan perubahan yang telah anda buat selama ini. Anda tidak perlu lagi khawatir mengenai permasalahan yang sering dihadapi dalam menangani hal sepenting ini.
Pengaturan Catatan, Persoalan, dan Forum Diskusi
8. Menambah dan melihat Catatan / Mencari kata di Catatan / Mengekspor Catatan
A. Sudah pasti mencatat sesuatu kegiatan dikantor adalah penting, dan lebih penting lagi kalo catatan itu tersimpan dengan baik sehingga hal hal yang penting tidak terlupakan. Pada Groove 2007 terdapat banyak fitur yang memungkinkan dan memudahkan anda dalam menulist pesan singkat maupun merencanakan suatu idea untuk ditelusuri bahkan membuat suatu forum pembahasan yang lebih rumit dan semua ini bisa diatur tanpa ketercimpung dalam kompleksitas pembuatannya.
Untuk demonstrasi tutorial kali ini saya akan perlihatkan cara menambahkan catatan pada template yang sudah saya buat sebelumnya. Di Groove Launchbar pergi ke File menu lalu pilih New dan Workspace Form dan klik Template. Saya buka existing file PlanningGroup.gsa. Anda bisa amati pesan alert dibawah segala macam diskusi, catatan, dan issue penting sedang diupload ke workspace ini dan ada beberapa catatan yang sudah ada sebelumnya. Mari kita buat catatan baru, pilih Note dan klik New Notes. Title diberikan tema Pertemuan Para Eksekutif dan isinya saya tulis Launch Overview dan Hasil Fokus Group. Gunakan font 14 dan bullet untuk menarik perhatian lalu klik Save and Close. Klik tombol Show page list dan ini memperlihatkan seluruh catatan baik yang anda bikin maupun dari rekan lainnya seperti yang ditandai oleh bintang merah disebelahnya.
B. Adapun cara mencari kata bisa dilakukan disini, misalkan pada catatan Planningretreat goals anda ingin mencari kata budget maka pilihlah catatan tersebut lalu pergi ke Edit menu dana klik Find dan ketik budget lalu klik Find. Mudah sekali.
C. Dan bilamana ingin mengekspor catatan ke format dokumen lain misalnya ke PowerPoint hal ini pun juga bisa caranya pilih catatannya lalu pergi ke File menu dan klik Export. Berikan namanya serta file formatnya lalu Save. Buka Powerpoint dan buka catatan tadi, otomatis jika catatannya berisikan banyak ya akan dengan sendirinya membuat slide baru pada powerpoint itu.
Pengaturan Catatan, Persoalan, dan Forum Diskusi
9. Mencatat Persoalan / Merespon atas Persoalan / Menyimak Persoalan / Mencari kata pada Persoalan
Issue
A. Mendeteksi persoalan dini adalah tugas terpenting dalam suatu project. Faktanya, salah satu formal dokumen yang digunakan para project management adalah kumpulan catatan persoalan seperti kejanggalan dalam penggunaan peranti lunak, permintaan penambahan sumber daya, spesifikasi yang kurang info, bagian komponen penting yang hilang, dan persoalan lainnya. Sebuah catatan persoalan (issue log) digunakan untuk mengidentifikasi setiap persoalan / permasalahan serta jenisnya yang dikategorikan berdasarkan status, siapa yang melaporkan persoalannya, dan siapa yang ditugaskan untuk mencari solusinya. Groove 2007 memiliki Issue Tracking tool yang sangat handal untuk menangani hal seperti ini. Untuk mencatat persoalan, anda bisa gunakan form yang terdiri atas dua macam yaitu Original Report tab dan Current Status tab. Pertama kali anda mencatat persoalan anda gunakan Original Report tab dimana anda menspecifikasikan kategorinya dan subkategorinya untuk persoalan tersebut dan mengidentifikasikan siapa yang melaporkan persoalannya. Untuk Current Status tab disini anda menelusuri status persoalan itu, menentukan prioritasnya, serta menugaskan persoalannya untuk sekelompok anggota di workspace atau kepada individu saja. Perlu anda ketahui bahwa peran Manager dalam workspace punya akses untuk mengerjakan segala macam catatan persoalan. Sedangkan bagi peran Participants hanya bisa mengisi, mengedit, dan menghapus catatan persoalannya yang dibuat sendiri. Dan peran Guest sama sekali tidak memiliki wewenang apapun.
Pada demonstrasi tutorial saya akan tunjukkan cara mengisi catatan persoalan, mencatat status perkembangannya, memberikan reply, membuat kata kunci, dan mencari kata dengan menggunakan Issue Tracking tool. Pertama bukalah workspace PlanningGroup (anda bisa buka workspace lainnya yang sudah bersikikan persoalan dalam Issue Tracking). Di PlanningGroup klik Issue Tracking tab dan klik New terus klik Issue. Berikan titlenya seperti Belanja Bulanan Media kemudian dibagian Category pilih Budget. Klik tanda panah disebelahnya dan tulis Marketing lalu klik OK. Dibagian Originated by: Individual saya isi nama sendiri dan untuk deskripsi persoalannya saya tulis sebagai berikut lalu saya klik Save. Anda bisa lihat persoalan tadi telah terdaftar pada Issue Tracking dengan ID APRA-A282F.
Berikutnya saya isi bagian untuk Current Status. Untuk di Priority (prioritas) saya tulis Important (penting) dan bagian Assigned to (ditugaskan kepada) saya pilih nama Rick dan sekedar contoh pada Ongoing Remarks ditulis Jadwal meeting untuk hari Selasa dan klik Update.
B. Berikutnya saya akan menjawab pertanyaan pada persoalan yang sudah ada. Saya pilih persoalan Need design lalu klik New dan pilih Response dan jawaban yang saya kasi adalah sebagai berikut, kemudian saya Save. Nah otomatis anda bisa lihat respondnya tepat dibawah persoalan Need design resource.
C. Bagian dari mengklasifikasikan persoalan di dalam Issue Tool adalah memberikannya kata kunci pada Status, Prioritas, dan Tugas. Secara default Issue Tracking tool tidak memberikan tambahan klasifikasi ini oleh karena itu anda perlu membuat kata kunci sendiri. Klik New dan pilih Keywords/Priority. Untuk kata kunci Priority yang baru saya berikan Critical dan Low lalu saya Save. Sekarang pergi ke View by dan pilih Category maka seluruh catatan persoalan tersusun berdasarkan kategori seperti Budget, Manufacturing, Marketing, Resources, dan Specifications. Pilih View by lagi dan klik Priority maka ia akan tersusun berdasarkan prioritas dari Important sampai Normal.
D. Lalu kita coba untuk mencari kata pada catatan persoalan. Klik tombol Search dan pilih Search. Di Category pilih Budget lalu klik Search. Hasilnya menampilkan Paper Price Increase yang memiliki kategori Budget. Kali ini coba dengan Advanced Search dan centangkan Issue. Pilih bagian Priority tanda sama-dengan dan Important. Disini saya ingin mencari persoalan (issue) yang mengandung prioritas yang bersifat penting yaitu priority = important. Lalu klik tombol Add. Saya juga ingin lebih perinci dalam pencarian ini dengan memberikan kondisi tambahan yaitu bahwa persoalan yang memiliki Status dalam progress yaitu Status = In Progress, klik tombol tambah lalu klik Search. Hasilnya menampilkan persoalan Belanja Bulanan Media yang sedang dalam proses dan memiliki prioritas penting.
Demikian demonstrasi tutorial ini anda telah mempelajari dari cara mengisi catatan persoalan, memberikan tanya-jawab, memberikan status tambahan, sampai pencarian berdasarkan kata dan kategori.
Pengaturan Catatan, Persoalan, dan Forum Diskusi
10. Mengisi topic Forum Diskusi / Merespon dan melihat isi topic Forum Diskusi / Mencari topic diskusi dan meresponnya
A. Bagian forum diskusi mirip dengan internet forum yang sering anda jumpai di situs seperti discussion board, bulletin board atau discussion group. Groove 2007 memiliki Discussion Tool yang bisa digunakan sebagai tempat baik untuk memposting pengumuman ataupun memberikan pendapat. Tiap topik yang anda buat pada Discussion Tool juga bisa diberikan kategori. Anda bisa menyusun list topik pembicaraan berdasarkan kategori maupun tanggal pembuatannya.
Buka PlanningGroup dan klik Discussion tool. Didepan anda tampil berbagai topik pembicaraan forum. Untuk membuat topik baru klik New dan pilih Topic. Berikan title subjectnya seperti ini. Dibagian Category klik tanda plus dan tulis Logo dan Identitias. Lalu isi beritanya seperti demikian. Karena ini mengenai logo maka saya klik Attach untuk memperlihatkan gambar logo yang saya maksud dan terakhir saya Save. Hasilnya seperti yang anda lihat sekarang ini.
B. Sekarang saya akan menjawab atas topik Ideas for team party (ide untuk party) saya klik New dan pilih Response dan saya jawab sebagai berikut. Hasil jawaban saya terlihat dibagian subject dengan Re:
Sama seperti dibagian Issue Tracking Tool, di Discussion Tool pun juga memiliki pembagian berdasarkan kategori dan tanggal seperti yang saya peragakan disini. Untuk kenyamanan penampilan pilih tombol Collapse all dan buka Non Work kemudian buka Ideas for team party maka tampil jawaban yang saya buat tadi. Anda juga bisa melihat pengisian berdasarkan tanggal dengan memilih View by Date.
C. Kini kita beralih ke pencarian kata pada forum diskusi. Klik Search dan pilih Search dibagian Category pilih Budget dan klik Search. Hasilnya menampilkan topik Vendor invoices due. Kita coba sekarang dengan Advanced Search. Kali ini saya berikan kondisi ATAU (OR) pada pencarian Topik. Saya ingin mencari isi topik yang memiliki kata packaging lalu saya klik Add dan satu lagi dimana isi topik memiliki kata logo. Hasilnya menampilkan dua topik yakni Packaging review dan Ide logo kita tidak diterima.
Demikian demonstrasi tutorial ini anda telah mempelajari cara membuat suatu forum diskusi dimana anda bisa saling bertukar pikiran dan pendapat dari masing masing anggota team dalam tugas kolaborasi ini dan khususnya anda telah mengetahui cara merespon atau menjawab pertanyaan yang ada pada forum, serta mencari kata khusus yang terdapat pada diskusi forum.
Pemeliharaan dan Pengamanan Groove
11. Menyimpan workspace ke template dan arsip / Mem-backup Groove account / Memblokir tipe file yang berbahaya / Mengatur Groove untuk scan virus
A. Pada demonstrasi tutorial ini saya perlihatkan cara menyimpan workspace ke template, mengarsipkan workspace yang sudah lama, back up Groove account, memblokir tipe file format yang berpotensi membahayakan seperti virus/worm/trojan, dan set Groove agar selalu scan file untuk virus.
Untuk menyimpan workspace ke template caranya dobel klik workspace yang ingin disimpan, lalu pada File menu pilih Save Workspace As dan klik Template, berikan nama file dan tentukan lokasi lalu klik Save. Untuk pilihan apa saja yang ingin disimpan ke template, sebagai contoh, saya pilih Contents in all tools, dan jika anda ingin menyimpan nama anggota team kolaborasi pilih dibawahnya namun kali ini saya tidak memilihnya. Pengamanan password bisa disertakan dalam penyimpanan template ini. Mari kita coba tes apakah template yang telah saya simpan ini aman dan terkunci.
Untuk menyimpan workspace ke arsip caranya dobel klik workspace yang ingin disimpan lalu pada File menu pilih Save Workspace As dan klik Archive. Sama seperti sebelumnya pada penyimpanan ke template, tentukan nama file dan lokasi dan berikan password agar lebih aman. Untuk membuka archive (arsip) yang telah disimpan, klik File menu pada Groove Launchbar dan pilih New lalu Workspace From dan Archive. Bila berhasil maka tampilan pengisian password muncul. Kali ini demi melanjutkan demo berikutnya saya Cancel saja.
B. Untuk back up Groove account anda, caranya pada Groove Launchbar klik Options menu dan pilih Preferences lalu di Account tab klik Save dibagian Save Account as File. Pilih lokasi dan nama file account groove anda dan klik OK.
C. Untuk memblokir tipe file format tertentu yang kemungkinan besar berisikan virus/trojan/worm dsb caranya klik Options pada Groove Launchbar dan pilih Preferences. Dibagian Security tab centangkan Block restricted files types. Untuk melihat tipe file format apa saja yang diblok oleh Groove klik View restricted types. Perhatikan baik baik nama file formatnya agar nantinya tidak bingung dalam pengiriman file maupun sharing file format. Anda kapan saja bisa menghilangkan centangan box ini dan tentunya hanya peran Administrator yang punya akses untuk melakukannya.
D. Agar lebih aman lagi, pilih Options tab dan dibagian File Settings centangkan Scan incoming and outoing files for viruses. Anda perlu ketahui bahwa memilih ini tentunya akan memperlambat sinkronisasi ataupun penerimaan/pengiriman file dsb.
Demikian demonstrasi tutorial ini sekarang anda bisa yakin cara menyimpan account Groove anda maupun memproteksinya dari ancaman virus.
In Action!: Pengiriman File lewat Instant Messaging dan Sharing Workspace
12. Mengirim file ukuran besar lewat Sharing Workspace
Pada demonstrasi tutorial ini saya dan robby memperagakan cara mengirim file lewat instant messaging namun tidak berhasil karena size filenya terlalu besar sehingga jalan keluarnya adalah dengan menaruh file tersebut ke dalam share file workspace. Pertama saya dobel klik nama robby yang sudah online, saya minta kepadanya untuk mengirim file. Perhatikan pesan alert dibawahnya tiap kali mengirim dan robby membuka pesannya tampak dilayar saya.
Kita beralih ke komputernya robby dan disini ia mendapat pesan alert message telah dikirim oleh Arkka kepada robby. Robby kemudian coba mengirim file yang saya minta. Tiba tiba dialog box peringatan muncul yang memberitahukan bahwa file from robby.sfl tidak bisa dikirim karena melebihi 25MB dan Robby me-reply balik memberitahukan tanda error tersebut.
Kita beralih ke komputer saya, saya buka dan baca pesannya. Lalu saya instruksikan agar file tadi itu di taruh di folder share milik robby. Saya kirim dan pesan alert pun memberitahukan Robby sedang membaca pesan saya.
Kita beralih ke komputer Robby, ia membaca instruksi saya dan langsung menaruh file tersebut ke dalam share forlder miliknya. Robby membuka My Workspace dan mengklik File Tool dan disana ia pilih robby share folder lalu ia klik Add Files dan ia pilih file from robby.sfl. Pada saat itu file from robby.sfl otomatis mengupload ke komputer saya juga bisa anda memperhatikan baik baik dibagian bawah window terdapat angka kilobyte yang bertambah inilah size file yang ditaruh tadi itu. Robby pun menjawab balik bahwa filenya sudah dishare.
Kita beralih ke komputer saya dan lihat pesan alert dibawah bahwa ada pembaharuan terjadi pada Files tool di My Workspace. Tentunya ini datang dari file yang barusan Robby taruh disana. Pesan instant message dari Robby pun muncul maka saya buka dan membaca pesannya. Kemudian saya lihat foldernya robby share folder dan tampak file yang saya inginkan darinya.
Demikian demonstrasi tutorial ini. Jika anda mengalami hal yang serupa sebaiknya anda share file besar tersebut diantara rekan rekan anda karena ini lebih praktis ditambah juga anda akan diberikan pesan alert sehingga anda tahu pembaharuan apa saja yang terjadi dan dimana.
In Action!: Kolaborasi Antar Anggota Groove secara Real-Time
13. Berkomunikasi lewat Groove Sync Folder / Upload dan Update di File Sharing Workspace / Pemberitahuan lewat Meeting Tool dan Calendar Tool /
Pada demonstrasi tutorial ini anda akan melihat langsung secara real-time kolaborasi antara Robby dengan Arkka dimana mereka saling berkomunikasi dan membagi (share) hasil pekerjaan masing masing untuk di-follow-up yang kemudian mereka saling menambahkan memo dan acara event lainnya yang bisa disimak bahkan diedit satu sama lain karena peran mereka dalam ilustrasi ini adalah manager dimana sang manager memiliki semua akses perubahan apapun yang terjadi diantara workspace yang mereka bagi ini.
1. Kita berada pada komputer Robby. Ia login ke Groove accountnya lalu ia membuka My Workspacenya dan perhatikan bahwa workspace ini masuk ke dalam kategori Undread yang berarti ada beberapa hal yang belum ia lakukan atau dilihat. Pada saat yang bersamaan juga pesan alertnya bermunculan yang masing masing memberitahukan bahwa banyak yang belum ia buka atau lihat di workspace WideWorldImporters. Ketahui bahwa anda bisa memiliki lebih dari satu workspace dan tiap workspace memiliki anggota team yang berbeda. Bagaimanapun anda ingin berkolaborasi anda tentukan sendiri di tiap masing masing workspace. Robby sedang melihat isi pada My Workspacenya dan keliahatannya masih sedikit isinya. Ia ingin membuat sharing folder dengan Arkka maka ia klik Files Tools dan membuat flder baru yang diberikan nama robby share folder. Di dalam robby share folder ia masukkan gambar (file cnt-pc01.jpg) yang kemudian ia merubah gambar ini dengan memberikan warna yang berbeda. Perubahan warna itu ia simpan balik ke folder robby share folder. Karena terjadi perubahan maka ia mengkonfirmasi balik bahwa nama asli file itu tidak dirubah. Proses sinkronisasi pun terjadi.
Kita beralih ke komputer Arkka. Anda lihat pada pesan alert bahwa telah terjadi perubahan pada Files Tool tepatnya di My Workspace. Saya buka ini dan Groove otomatis menuju kepada perubahan file cnt-pc01 itu dengan tanda bintang merahnya. Saya buka dan lihat perubahan apa yang terjadi pada gambar ini. Saya berikan komentar pendek kepada Robby lewat instant messaging. Pesan alert pun secara real-time memberitahukan bahwa pesan saya sedang dikirim, berhasil telah dikirim, dan telah dibuka oleh Robby.
Kita beralih ke komputer Robby. Ia melihat bahwa ada pesan singkat dari Arkka untuknya. Robby buka pesannya dan memberikan komentar balik ke Arkka. Sama juga di pesan alert Robby mengindikasikan pesannya telah dikirim.
Kita beralih ke komputer Arkka. Saya buka pesan baru dari Robby dan membacanya kali ini saya tidak meresponnya balik. Ada pesan alert lainnya yang menyatakan pembaharuan terjadi pada folder pritn screens untuk animasi. Saya buka ini dan anda bisa lihat bahwa Groove otomatis menonjolkan file mana saja yang telah mengalami perubahan, praktis bukan? Disini anda bisa merubah berbagai macam setting dari folder properties hingga ke pesan alert untuk folder ini bahkan untuk tiap masing masing file bisa diberikan setting yang berbeda. Yang lebih menarik disini anda bisa langsung chatting dengan rekan yang satu workspace. Saya klik Chat dan saya menanyakan ke Robby mengenai file ini.
Kita beralih ke komputer Robby. Ia melihat pesan alert bahwa ada sesi Chat pada folder print screens lalu ia buka dan melihat pesan Arkka. Robby menjawab sama halnya dalam pembicaraan di instant messaging.
Otomatis di layar komputer Arkka pada folder print screens berkedip kedip pada bagian Chat. Seandainya saja sebelumnya saya tutup window ini, pesan alert akan tetap memberitahukan saya bahwa ada reply dari Robby. Saya jawab balik kepadanya lewat Chat ini.
Pada komputer Robby hal yang sama pun terjadi pada Chat window print screen nya. Robby mereply balik OK ke Arkka. Untuk selanjutnya Robby ingin memberi topik diskusi mengenai Review Hasil upload update image karena ia merasa perlu ada beberapa masukan pada gambar yang ia rubah yang berada pada server lalu ia menyimpannya. Tampil pada layar komputer Robby topik diskusi yang baru saja ia buat.
Tepat setelah Robby membuat topik baru itu saya pun bisa melihat apa yang telah ia tambahkan pada diskusi forum. Saya tahu sekarang bahwa Robby perlu masukan atas file file yang telah dia upload selama ini. Sementara waktu saya tidak akan meresponnya. Demikian dengan disisi saya jika saya buat sesuatu maka Robby pun bisa melihatnya. Disini saya akan buat pengumuman mengenai perjalanan Thirta Yatra ke Tampaksiring untuk anggota BambooMedia. Saya buat Kalendar maka saya klik New Appointment. Saya berikan subjectnya serta tanggal dan jam dimulainya perjalanan ini. Saya berikan perincian untuk acara perjalanan ini seperti demikian.
Setelah saya buat Calendar tersebut. Robby bisa melihat tanggal waktu dan acara yang baru dan ia pun membukanya dan membacanya kapan pun ia bisa melakukan hal itu. Banyak hal yang bisa dilakukan secara berkolaborasi dan tidak terkecuali dengan permain catur seperti ini. Robby merasa perlu mengadakan meeting yang menyangkut perkembangan animasi sejauh ini maka ia klik Meeting Tool dan membuat meeting baru. Robby lalu mengisi subjectnya tanggalnya serta prioritas dan statusnya. Pada perinciannya ia mengisinya sebagai berikut. Karena ini adalah bagian dari pertemuan maka acara perjalanan Thirta Yatra pun termasuk kedalamnya karena kedua duanya memang acara pertemuan.
Meeting yang barusan dibuat oleh Robby bisa saya lihat langsung seperti yang diinformasikan oleh pesan alert. Saya baca pembahasan meeting itu mengenai animasi untuk CD Training Flex T dan Biz T. Saya dan Robby sama sama memiliki peran dan akses yang sama jadi kita bisa saja merubah isi pada Profile, Attendees, Agenda, Minutes, dan Action. Begitupun juga dengan Tools lainnya yang ada di Groove 2007 ini. Untuk tahap akhir dari demonstrasi ini saya ingin membuat share folder di dalam share foldernya Robby karena saya ingin mengupload beberapa dokumen yang berhubungan dengan divisi animasi. Saya pilih Files tool lalu didalam robby share folder saya tambahkan arkak share folder dan didalamnya saya upload file Urutan Demo Project 2007.rtf Ketahui bahwa saya tidak mengirim apaun kepada Robby, Groove lah yang bekerja secara otomatis mengsinkron keseluruhan isi folder share foldernya Robby.
Disisi Robby ia melihat perubahan yang terjadi pada My Workspace nya dan melihat bahwa saya telah mengupload file yang tadi itu. Adapun hal hal lainnya yang belum ia lihat seperti Meeting thirta Yatra yang saya buat ia mulai membukannya dan selama Robby belum membuka pembaharuan yang telah terjadi pada workspacenya, pesan alertnya akan selalu tersimpan sampai ia betul betul membukannya sehingga tanda merah bintang pun hilang. Namun jika Robby terlambat membuka pembaharuan yang sudah tidak ada lagi dengan kata lain sudah di delete maka peringantan box muncul megnatakan bahwa perubahan tersebut sudah tidak ada lagi. Jadi ada baiknya untuk selalu mengecek perubahan yang tersimpan di dalam pesan alert.
Demikian demonstrasi tutorial ini anda telah menyaksikan secara real-time kolaborasi antara Robby dan Arkka dalam keseharian bekerja di kantor dimana pergantian dokumen serta komunikasi yang menyangkut satu pekerjaan dengan lainnya saling berkait. Silahkan untuk menggunakan Groove 2007 ini saya yakin anda bisa memetik banyak hasil positifnya dan tentunya membantu anda dalam bekerja baik di kantor maupun di rumah.